Если вы не способны описать то, что вы делаете, как процесс – вы не знаете, что вы делаете. Бизнес-процессы – это один из основных разделов сайта, так как именно процессы, после концепции и стратегии, являются ключевой составляющей бизнеса. Говоря о бизнес-процессах, мы подразумеваем любые действия, производимые для работы предприятия. Это составление бизнес-планов (которым у нас посвящен отдельный подраздел), это ведение финансовой отчетности предприятия, это подбор кадров, это ежедневная производственная деятельность и деятельность по оказанию тех или иных услуг.
Бизнес-процесс — это совокупность взаимосвязанных мероприятий или задач, направленных на создание определённого продукта или услуги для потребителей.
Представим себе ситуацию. Дядя Вася очень хороший мебельщик. Когда-то он работал сам, но потом понял, что ему не хватает рук, и нанял десятерых парней, у которых, может, и не хватает опыта, но зато руки растут откуда надо. Он примерно рассказал им, что и как надо делать, а сам занялся по большей части управлением фирмой, так как нужно не только создавать мебель, но и вести финансы, находить клиентов и договариваться с ними. А в то время, пока он это все делает, его подопечные то и дело совершают какие-то ошибки, либо не совершают ошибок, но делают не совсем так, как он бы это сделал. А ведь именно благодаря своему особому стилю сборки дядя Вася был так любим клиентами.
В чем же проблема этой ситуации? А проблема в том, что дядя Вася думал, что объяснил в паре слов, как и что надо делать, потом поработал со своими ребятами недельку-другую и дело в шляпе. Но процессы не расписал, подписаться под их прочтением и намерением соблюдать никого не заставил. То есть у него не было процессной карты предприятия.
Процессная карта – это схема, расписанная максимально детально и последовательно, указывающая на то, что, когда и как должны делать ваши работники и вы на работе.
Работникам это дает понимание того, что от них ожидают, как будет оцениваться их труд, каковы их перспективы развития, а также дает чувство стабильности и надежности их положения на работе. Вам как руководителю это дает осознание надежности тех процессов, которые происходят без вашего участия, возможность требовать от работников именно такого исполнения, которое было заложено в процессную карту.
В процессной карте должно быть прописано все: цели работы, ход операционной деятельности, оценка исполнения, оплата, корпоративная культура – все-все-все, что имеет отношение к ежедневной деятельности каждого конкретного работника.
Все процессы на предприятии делят на управляющие (бизнес-процессы, которые управляют функционированием системы), операционные (бизнес-процессы, которые составляют основной бизнес компании и создают основной поток доходов), поддерживающие (бизнес-процессы, которые обслуживают основной бизнес).
Процессную структуру управления предприятием нужно отличать от функциональной структуры. Первая дает всем участникам фирмы понимание того, какова иерархия, каковые функции отделов и их работников, где находится зона полномочий каждого работника, а где для него стоят красные флажки. Но эта структура управления считается устаревшей, потому что работники будут, скорее всего, не заинтересованы в конечном результате либо не заинтересованы в соблюдении стандартов при выполнении заданий, они не будут зациклены на удовлетворении потребностей клиента, считая главным оценщиком своей деятельности начальника, а не потребителя. Подразделения в таком случае будут работать разрозненно, а времени на то, чтобы их сконнектить, будет тратиться слишком много, владельцу придется постоянно «склеивать» сотрудников между собой. А время – это деньги, то есть предприятие будет нести дополнительные затраты.
Без функциональной карты предприятия, конечно же, никуда. Она должна быть. Но ее нужно дополнять процессной, в которой будут расписаны перечни конкретных процессов, их описание, ответственные за выполнение того или иного этапа. К примеру, на одном из предприятий, где директор будет совмещать функции топ-менеджера и ряда других работников, есть функциональные обязанности бухгалтера, топ-менеджера и клиент-менеджера. А его подчиненный Петя занимается изготовлением мебели. Это описание присуще функциональной системе. Процессная же система, описывающая то же предприятие, будет гласить, что процесс №1 – это изготовление стула. Чтобы изготовить стул, Петя получает от дяди Васи чертеж, а от закупщика Олега – материалы. После он берет такие-то инструменты, идет в такую-то комнату в цехе и делает то-то и то-то, данный процесс до полного изготовления изделия занимает у него 1 день, в результате чего он должен позвонить по телефону дяде Васе и сообщить о готовности сдать работу.
Все процессы на предприятии можно разделить на основные (например, производство мебели), вспомогательные (например, бухгалтерский учет), управленческие (например, написание процессной карты – да, это тоже процесс), развивающие (например, исследование рынка с целью внедрения инноваций).
Правильно описанный в карте процесс будет иметь конечную цель, критерии оценки эффективности, его можно будет повторять ежедневно, он будет иметь стоимость и сможет приспосабливаться к внешним условиям.
Чтобы безошибочно описать процесс, необходимо четко написать на бумаге:
— кто задействован в процессе
— должен быть указан конкретный исполнитель, а не название подразделения
— действие должно быть описано в мельчайших деталях
— все документы, участвующие в процессе, должны быть названы конкретно с именами файлов
— результат, который должен получиться
— ресурсы, которые используются при выполнении процесса
— стоимость процесса.
Такая процессная карта будет облегчать интеграцию новых сотрудников. Вспомните, как вы первый раз устроившись на работу, делали все наугад, вам только лишь приблизительно говорили, что нужно, а вы уже на собственное усмотрение искали для этого ресурсы. Если именно такими были ваши первые дни на фирме, то это не потому, что вы были тупы и неопытны, а потому что ваше руководство недоработало свою работу и не предоставило вам процессную карту.
Все бизнес процессы можно разделить на: процессы с конкретными результатами, измеряемые процессы, подотчетные процессы, ориентированные на результат, привязанные ко времени.
Каждое решение руководителя должно быть прописано как процесс, но при этом важно не забюрократизировать работу предприятия.